KONSULER

Sesuai dengan pembagian beban kerja Kementrian Luar Negeri RI, masyarakat Indonesia yang berada di wilayah negara bagian Ohio dilayani oleh Konsulat Jenderal RI di Chicago. Layanan ini terutama terkait dengan bidang konsuler, seperti lapor diri, perpanjangan paspor, pelaporan perkawinan, kelahiran dan kematian, legalisasi dokumen, pembuatan akta kelahiran dan permohonan kewarganegaraan, serta layanan kekonsuleran lainnya. Silakan kunjungi halaman lembar informasi dan halaman download formulir KJRI Chicago untuk mendapatkan formulir yang anda perlukan.

Status Kewarganegaraan WNI di Luar Negeri
Pasal 17k Undang-Undang Kewarganegaraan RI no. 62 tahun 1958 tentang Kehilangan Kewarganegaraan RI selama WNI tinggal di luar negeri menyatakan bahwa selain untuk tugas negara di luar negeri, warganegara Indonesia yang tinggal di luar negeri berusia 18 tahun keatas atau dibawah umur yang sudah menikah, diwajibkan untuk menegaskan kembali status kewarganegaraannya sekali dalam masa 5 tahun berturut-turut dan setelah itu setiap 2 tahun kepada Perwakilan Indonesia (Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal) yang terdekat dari tempat tinggalnya di luar negeri.
Untuk mengetahui dan memahami ketentuan ini dengan baik, disarankan setiap warganegara Indonesia yang tinggal di luar negeri untuk membaca peraturan tersebut diatas yang tercantum di halaman belakang buku paspor yang dipegang halaman 48).

Beberapa hal yang perlu diperhatikan warganegara Indonesia untuk mempertahankan status kewarganegaraannya selama tinggal di luar negeri adalah :

• Perbaharui masa berlaku paspor sesuai jadwalnya. KJRI Chicago menerima permohonan penggantian atau perpanjangan paspor yang masih berlaku 6 bulan sebelum habis.
• Undang-Undang Kewarganegaraan Indonesia no 62 tahun 1958 hanya mengakui satu asas kewarganegaraan bukan dwikewarganegaraan.
• Untuk mereka yang tinggal di luar negeri lebih dari 3 bulan dianjurkan untuk mendaftarkan keberadaan ke perwakilan Indonesia yang terdekat.
• Konsulat Jenderal RI Chicago tidak akan mempersoalkan status WNI di Luar Negeri legal atau ilegal

Lapor Diri
Berdasarkan informasi dari Kementerian Luar Negeri RI dan sesuai dengan UU No 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan, setiap Warga Negara Indonesia (WNI) yang berada di luar negeri wajib melaporkan keberadaan, kepindahan, perubahan alamat, status izin tinggal, serta kejadian penting lainnya (seperti kelahiran, perkawinan, perceraian, maupun kematian) kepada pemerintah setempat dan/atau Perwakilan RI yang meliputi tempat tinggalnya (Ps. 4 UU no.23/2006).
Untuk itu setiap Warga Negara Indonesia (WNI) yang berada di luar negeri sangat diharapkan untuk melaporkan keberadaan dirinya kepada Perwakilan RI setempat apabila akan tinggal lebih dari 5 (lima) hari di negara yang dikunjungi.
Berhubung kantor Konsulat Jenderal RI berada di Chicago (6 jam perjalanan darat), maka dianjurkan untuk melakukan lapor diri via pos atau lewat teman yang sedang melakukan perjalanan ke Chicago, ataupun menunggu saat diadakannya "mobile consular services" yang biasanya diadakan sekitar bulan Mei. Sesuai perkembangan yang terakhir, Kementerian Luar Negeri RI telah menyediakan layanan Lapor Diri Online yang dapat dimanfaatkan oleh seluruh masyarakat Indonesia di wilayah Midwest yang dilayani oleh KJRI Chicago.

Untuk lapor diri melalui surat ataupun dengan mendatangi kantor KJRI Chicago, anda diminta untuk melengkapi persyaratan sebagai berikut:

• Bertempat tinggal di wilayah kerja KJRI Chicago (Illinois, Indiana, Iowa, Kansas, Kentucky, Michigan, Minnesota, Missouri, Nebraska, North Dakota, Ohio, South Dakota, Wisconsin), lihat persyaratan no 4.
• Menunjukkan/mengirim paspor RI asli dengan menggunakan register mails priority mails/ express mails seperti (USPS, UPS, Fedex, DHL, dll)
• 2 lembar pasphoto ukuran paspor dengan latar belakang jelas (tidak harus berlatar belakang merah) dan jika dilakukan di tempat jasa pembuatan foto standard U.S paspor hasil foto jangan terlalu dekat/besar agar dapat disesuaikan dengan ukuran paspor Indonesia.
• Copy salah satu saja dari berikut ini : ID, Driver License, Green Card atau copy H1B, Bagi yang tidak memiliki indentitas harus dapat menunjukkan jenis visa yang dimiliki atau bukti alamat tempat tinggal seperti tagihan2 pembayaran.
• Bagi mahasiswa/pelajar harap menyertakan copy : I-20, State ID / Driver License Jika tidak punya diharap melampirkan bukti alamat tempat tinggal misalnya : tagihan pembayaran yang dialamatkan kerumah dll.
• Mengisi formulir dengan jelas dan melengkapinya dengan foto 2 x 2 inchi atau 5 x 5 cm 1 buah
• Tidak dipungut biaya.
• Melampirkan Register mail, priority mail atau express mail yang sudah dibayar (Pre paid register mail dari USPS, Fedex, UPS, DHL) KJRI Chicago tidak melayani jika hanya dengan pos biasa.
• Jika dilakukan dengan datang langsung ke kantor KJRI Chicago persyaratan tetap sama kecuali no 8, jika datang pada waktu buka pagi hari dapat diambil pada sore harinya kecuali apabila sedang sibuk/ramai.

Paspor Indonesia
Paspor Indonesia (selanjutnya disebut Paspor) merupakan barang milik negara dan dikeluarkan oleh pemerintah Republik Indonesia untuk warganegara Indonesia (WNI) yang akan bepergian dan/atau berdiam sementara atau selamanya di luar negeri. Berikut hal-hal yang perlu anda ketahui mengenai paspor anda:

• Paspor berlaku untuk masa 5 (lima) tahun, dan harus diganti apabila masa berlakunya habis (disebut penggantian)
• Maksimum 6 bulan sebelum masa berlaku habis, permohonan penggantian atau perpanjangan paspor sudah dapat disampaikan ke KJRI Chicago.
• Pendaftaran diri sebelumnya ke KJRI Chicago memberikan keuntungan terutama kepada mereka yang mengajukan permohonan penggantian paspor melalui pos
• Permohonan penggantian paspor akan diproses apabila semua persyaratan dianggap sudah dipenuhi
• Pemohon paspor karena kehilangan, masa berlaku paspor dibiarkan habis lebih dari 1(satu) tahun, tidak memiliki kartu identitas dan tidak pernah terdaftar, diharuskan datang ke KJRI Chicago dengan membawa persyaratan sebagaimana disebutkan dibawah ini.
• Apabila diperlukan, wawancara dengan pemohon akan dilakukan
• Permohonan penggantian paspor karena kehilangan dan tidak dapat menunjukkan identitas diri sebagai WNI tidak akan diproses, kecuali persyaratan yang diminta oleh Konsulat dipenuhi.

Untuk penggantian paspor yang habis masa berlakunya, anda perlu melengkapi persyaratan-persyaratan berikut:

• Bertempat tinggal di wilayah kerja Konsulat Jenderal RI Chicago (Illinois, Indiana, Iowa, Kansas, Kentucky, Michigan, Minnesota, Missouri, Nebraska, North Dakota, Ohio, South Dakota, Wisconsin)
• Paspor yang masih berlaku
• 2 lembar pasphoto ukuran 2 x 2 ichi atau 5 x 5 cm dengan latar belakang jelas (tidak perlu berlatar belakang merah ) dan jika dilakukan di tempat jasa pembuatan foto standard U.S paspor harap diberi jarak selangkah kebelakang agar hasil foto dapat sesuai dengan ukuran paspor.
• Kartu identitas (Green Card, H1B, I-20, DS-2019) asli atau salinan yang sudah disahkan; Bagi yang tidak memiliki kartu identitas harus dapat menunjukkan jenis visa masuk ke Amerika Serikat yang dimiliki
• Mengisi formulir permohonan penggantian paspor dan pendaftaran secara lengkap Formulir Perdim 14, dan Lapor Diri
• Membayar biaya paspor $ 22.00 harus dengan money order, tidak boleh cash atau personal check (vide Biaya Paspor), ditujukan kepada Indonesian Consulate General
• Melampirkan Register mail atau express mail yang sudah dibayar (Pre-paid register mail dari USPS, UPS, DHL, NO GROUND FEDEX). KJRI Chicago tidak melayani jika hanya dengan pos biasa

PENTING : Pemegang paspor yang sudah 5 tahun lebih habis masa berlakunya dapat kehilangan status kewarganegaraannya apabila tidak segera melapor ke kantor perwakilan RI

Persyaratan lain yang harus dilampirkan bersama persyaratan tersebut diatas adalah:

• Untuk kehilangan paspor, kecuali paspor asli yang hilang, juga harus melampirkan salinan paspor yang hilang (kalau ada), surat keterangan kehilangan dari kantor polisi, akte kelahiran atau akte perkawinan yang asli atau salinan yang sudah disahkan atau kartu keluarga.
• Untuk perubahan nama, juga harus melampirkan Keputusan Pengadilan yang asli atau salinan yang sudah disahkan tentang Perubahan Nama
• Untuk penambahan nama keluarga atau ayah, juga harus melampirkan akte kelahiran yang asli atau salinan yang sudah disahkan
• Untuk penambahan nama suami, juga melampirkan akte perkawinan yang asli atau salinan yang sudah disahkan
• Untuk yang tidak dapat datang ke KJRI Chicago, juga melampirkan surat pengantar yang ditujukan ke KJRI Chicago.
• Untuk penggantian paspor melalui pos, agar yang bersangkutan menandatangani pada paspornya ( tanda tangan di dalam kotak pada halaman 3 ) paspor tidak perlu dikembalikan ke KJRI Chicago.

Paspor Dinas
Paspor Dinas adalah surat/dokumen perjalanan Republik Indonesia yang dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri RI untuk Warga Negara Indonesia yang melakukan perjalanan keluar wilayah Indonesia dalam rangka penempatan atau perjalanan dinas yang bukan bersifat diplomatik, untuk periode waktu tertentu (UU RI No.9 tahun 1992, Pasal-32).

Untuk mendapatkan Paspor Dinas bagi seseorang yang berhak harus dapat memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

• Menyerahkan nota resmi dari Sekretariat Negara berisikan persetujuan penugasan bagi yang bersangkutan untuk melaksanakan perjalanan dinas ke luar negeri.
• Mengisi formulir (biru & putih) yang disediakan oleh Direktorat Konsuler, Deplu RI, dan dilampiri pasfoto berwarna ukuran 4x6 sebanyak 3 lembar, latar belakang putih dengan catatan: gambar penuh dan jelas dari depan lurus, tanpa tutup kepala, bagi pria mengenakan pakaian sipil lengkap, dan bagi wanita mengenakan pakaian resmi dan/atau pakaian nasional.

Berdasarkan SK Menlu RI No.PK/SK/.031/IV/94/01, Paspor Dinas berlaku untuk selama 5 tahun dengan ketentuan sebagai berikut:

• Paspor Dinas untuk penerbitan pertama diberikan masa berlaku untuk 3 tahun dan dapat diperpanjang setahun dengan dua kali perpanjangan.
• Dengan pertimbangan dan alasan serta kebutuhan tertentu, Direktorat Konsuler atas nama Direktorat Jenderal Protokol-Konsuler dapat menentukan masa berlaku penerbitan Paspor Dinas tidak lebih dari 3 tahun dan tidak kurang dari 1 tahun masa berlakunya paspor tersebut.

Paspor Dinas hanya dapat dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri RI, c.q. Direktorat Konsuler. Kepala Perwakilan RI di luar negeri atau pejabat yang ditunjuk dari fungsi yang berwenang hanya dapat memperpanjang, merubah isi atau mencabut Paspor Dinas. Setiap perubahan, perpanjangan atau pencabutan Paspor Dinas harus dilaporkan kepada Menteri Luar Negeri, c.q. Dirjen Protokol-Konsuler, u.p. Direktur Konsuler, Deplu RI.
Perpanjangan Paspor Dinas baik yang dilakukan di Departemen Luar Negeri maupun di Perwakilan RI di luar negeri, dilakukan untuk selama 1 tahun berdasar surat keputusan penugasan bagi yang bersangkutan. Setiap permohonan perpanjangan Paspor Dinas harus menyerahkan surat penugasan dan surat persetujuan perpanjangan masa penugasan bagi pemegang Paspor Dinas (SK terkini dari Sekneg RI) dan mengisi formulir permohonan perpanjangan untuk Paspor Dinas tersebut.
Bagi pemegang Paspor Dinas yang masa berlaku paspor tersebut telah mencapai 5 tahun, harus diganti dengan Paspor Dinas yang baru di Departemen Luar Negeri, c.q. Direktorat Konsuler dengan memenuhi persyaratan umum pemberian Paspor Dinas. Bagi pemegang Paspor Dinas yang masih berada diluar negeri, namun masa berlaku Paspor Dinas yang bersangkutan telah habis, maka penggantian Paspor Dinas hanya dapat dilakukan di Departemen Luar Negeri RI. Perwakilan RI di luar negeri tidak berwenang mengeluarkan Paspor Dinas.

Para peserta karyasiswa/tugas belajar di luar negeri pengguna Paspor Dinas dikategorikan sebagai Warga Negara Indonesia yang berangkat ke luar negeri dalam rangka tugas resmi pemerintah yang ditugaskan berdasarkan surat keputusan dari departemen atau instansi Pemerintah RI terkait.
Berdasarkan instruksi Departemen Luar Negeri RI (kawat Direktur Konsuler tertanggal 6 Mei 2007), mengenai pengaturan bagi peserta karyasiswa/tugas belajar pengguna Paspor Dinas di luar negeri diinformasikan sebagai berikut:

• Perpanjangan masa berlaku Paspor Dinas bagi para peserta karyasiswa/tugas belajar diwajibkan untuk melampirkan Surat Persetujuan dari Instansi pengirim yang disertai dengan Surat Persetujuan dari Sekretariat Negara tentang masa tugas belajar bagi yang bersangkutan.
• Bagi para peserta karyasiswa/tugas belajar pemegang Paspor Dinas tersebut tidak diperbolehkan untuk mengganti atau menukar Paspor Dinas menjadi Paspor Biasa di Perwakilan RI di luar negeri.
• Sesuai dengan ketentuan dalam persetujuan Sekretariat Negara, setiap karyasiswa setelah menyelesaikan tugas belajarnya agar segera kembali ke tanah air dan menyampaikan laporan tertulis tentang penugasannya kepada Sekretariat Negara dan Instansi pengirim.

Paspor Dinas dan Paspor Diplomatik
Permohonan untuk mendapatkan Paspor Dinas atau Paspor Diplomatik membutuhkan dokumen-dokumen berikut:

• Paspor diplomatik atau dinas dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri di Jakarta, Indonesia. KJRI Chicago tidak mempunyai wewenang untuk mengeluarkan paspor diplomatik dan dinas, namun demikian KJRI Chicago dapat memperpanjang masa berlaku paspor diplomatik atau dinas dengan memenuhi persyaratan dibawah ini:
• Surat dari instansi dimana pemohon bertugas di Indonesia yang menyatakan masih mengetahui dan mengizinkan pegawai tersebut untuk meneruskan pendidikan di luar negeri
• Surat dari sekolah (bagi karyasiswa yang dibiayai oleh universitasnya)
• Mengisi formulir perpanjangan paspor Formulir Perdim 14, dan Lapor Diri
• Paspor diplomatik dan dinas tidak melewati masa berlaku 5 tahun
• Pasphoto ukuran 2x2 inch sebanyak 2 lembar dengan latar belakang jelas (tidak harus merah )
• Bagi yang kehilangan paspor diplomatik atau dinas, permohonan penggantian dapat disampaikan ke Departemen Luar Negeri melalui KJRI Chicago dan akan memakan waktu s.d. 3 bulan. KJRI Chicago juga dapat membantu mereka yang kehilangan paspor diplomatik atau dinas dengan cara memberikan paspor biasa baru. Untuk mendapatkan penggantian paspor biasa karena kehilangan, pemohon harus memenuhi persyaratan sebagaimana yang dijelaskan dalam huruf 1a dan surat dari instansi dimana pemohon bertugas di Indonesia. proses perpanjangan 1 s.d. 3 hari penggantian : s.d. 3 bulan

Surat Perjalanan Laksana Paspor (SPLP)
Umumnya SPLP dikeluarkan kepada warganegara Indonesia yang berada di luar negeri karena paspornya hilang dan belum terdaftar di perwakilan. Adapun persyaratan untuk mendapatkan SPLP adalah

• Menunjukkan kartu identitas dari Indonesia (akte kelahiran, akte perkawinan atau kartu keluarga)
• Surat keterangan kehilangan dari kantor polisi terdekat
• Salinan paspor (apabila ada)
• Mengisi formulir permohonan SPLP Formulir Perdim 14, dan Lapor Diri
• Melampirkan 2 (empat) lembar pasphoto ukuran (2x2 inch) sebanyak 4 lembar dengan latar belakang jelas (tidak harus merah)
• Membayar biaya SPLP $ 5.00

Untuk mendapatkan SPLP, pemohon diminta datang ke KJRI Chicago dengan membawa semua persyaratan tersebut. SPLP dapat dikeluarkan dalam waktu satu hari kerja apabila pemohon datang lebih awal dan memenuhi semua persyaratan yang diminta, namun tidak lebih dari tiga hari kerja. Untuk mereka yang tidak dapat menunjukkan kartu identitasnya, proses penggantian akan memakan waktu yang cukup lama karena akan dilakukan pemeriksaan atas identitas dan status kewarganegaraan pemohon.

Penting : Segeralah menghubungi Kedutaan Besar RI atau Konsulat RI terdekat apabila anda kehilangan paspor

Legalisasi Ijazah
Persyaratan yang diperlukan untuk melakukan legalisasi ijazah diantaranya:

• Pemohon bertempat tinggal di wilayah kerja KJRI Chicago (Illinois, Indiana, Iowa, Kansas, Kentucky, Michigan, Minnesota, Missouri, Nebraska, North Dakota, Ohio, South Dakota, Wisconsin)
• Copy/Ijazah asli yang akan dilegalisasi
• Pemohon sudah pernah lapor diri / jika belum diharap mengisi form lapor diri
• Foto copy paspor hal pertama dan hal lapor diri (biasanya dibagian belakang)
• Biaya $20.00
• Jika Ijazah dikirim via jasa pengrimian (USPS, UPS, FedEx dll) pembayaran dapat menggunakan money order pay to the order Indonesian Consulate General dan sertakan return prepaid envelope

Legalisasi Surat Persetujuan atau Surat Kuasa
Persyaratan yang diperlukan

• Pemohon bertempat tinggal di wilayah kerja KJRI Chicago (Illinois, Indiana, Iowa, Kansas, Kentucky, Michigan, Minnesota, Missouri, Nebraska, North Dakota, Ohio, South Dakota, Wisconsin)
• Pemohon sudah pernah lapor diri / jika belum diharap mengisi form lapor diri
• Surat dibuat / diketik sendiri
• Pemohon harus menandatangani surat didepan petugas / pejabat kantor KJRI Chicago
• Foto copy paspor hal pertama dan hal lapor diri ( biasanya dibagian belakang )
• Foto Copy ID atau bukti alamat tempat tinggal

Legalisasi Dokumen dan Pembuatan Surat Keterangan
Selain legalisasi dua dokumen yang disebutkan diatas, ada berbagai dokumen lain yang dapat dilegalisasi, juga berbagai surat keterangan yang dapat dikeluarkan sesuai keperluan anda oleh KJRI Chicago. Silakan mengacu pada halaman FAQ Legalisasi Dokumen dan Surat Keterangan dari website KJRI Chicago untuk informasi yang lebih lengkap.

Membawa Binatang perliharaan ke Indonesia
Bagi anda yang ingn membawa binatang peliharaan harap menghubungi Atase Pertanian Kedutaan Besar Republik Indonesia di Washington DC pada pesawat telepon (202) 775-5244

Legalisasi Buku dan Barang Pindahan
Bagi anda yang selesai studi dan ingin membawa barang-barang anda kembali ke Indonesia, silakan isi formulir dan perhatikan persyaratan-persyaratan berikut untuk melakukan legalisasi barang pindahan, jika dilakukan melalui jasa pengiriman:

• Mengirim paspor yang sudah pernah lapor diri di Konsulat Jenderal RI Chicago, jika belum lapor diri harap mengisi form lapor diri.
• Mengisi Formulir Surat Pernyataan (harus diketik)
• Mengisi Daftar buku/pengarang dan daftar barang masing2 dua lembar.
• Surat keterangan dari sekolah yang menyatakan sudah selesai mengikuti pendidikan dan menyebutkan jurusan atau transcript yang terakhir (bukan I-20)
• Biaya legalisasi $ 15.00 dibayar dengan Money Order (bukan personal check) yang dibayarkan kepada " Indonesia Consulate General
  Melampirkan Register mail atau express mail yang sudah dibayar (Pre paid register mail dari USPS, Fedex, UPS, DHL)
• Jika datang ke kantor KJRI Chicago persyaratan sama dengan diatas kecuali pembayaran dapat dibayarkan dengan cash dengan uang pas atau money order (Konsulat tidak memiliki uang kembali atau menerima personal check)

Perlu diingat jenis barang yang termasuk dalam kategori Barang Larangan dan Pembatasan yang dilarang atau dibatasi pemasukan dan pengeluaran ke/dari wilayah Indonesia tanpa ijin dari instansi di Indonesia adalah :

• Narkotika (Narcotics)
• Psikotropika (Psychotrophics)
• Bahan Peledak (Explosive materials)
• Senjata api dan amunisi (Fire-arms and Ammunition and Substances)
• Petasan (Fire works)
• Buku dan Barang cetakan tertentu (Defined Books and Printed Materials)
• Media rekam audio dan /atau visual (Audio and/or Visual Recording media)
• Alat-alat telekomunikasi (Telecommunication Equipment)
• Mesin fotokopi berwarna, bagian/ suku cadang dan peralatannya (Color Photo Copy Machines, parts and their Equipment.
• Beberapa jenis tumbuhan dan satwa liar yang dilindungi serta bagian bagiannta (Endangered Species of Wild Fauna and Flora there of)
• Beberapa jenis ikan tertentu (Certain species of Fish)
• Obat obatan (Medicines)
• Makanan dan minuman yang tidak terdaftar pada Departemen Kesehatan RI (Unregistered foods and beverages at The Indonesian Department of Health.
• Bahan bahan berbahaya (Culturally Valuable Goods containing Ozone Depleting Substances)
• Limbah (Wastes)
• Benda Cagar Budaya (Culturally Valuable Goods/Cultural Heritages)
• Product tertentu (Certain Raw products)
• Mata uang rupiah sejumlah $ 5,000.00 atau lebih (Rupiah Currency in the amount of $ 5,000.00 or more)

Pengisian DP3 bagi PNS
Para pegawai negeri sipil yang menjalani tugas belajar di Amerika Serikat, dan ingin melengkapi isian DP-3 untuk berbagai keperluan kepegawaian di Indonesia, dapat melihat informasi di bagian pengisian DP3 dari website KBRI Washington DC, memulai mengisi formulir DP-3 dan kemudian berhubungan dengan Atase Pendidikan dan Kebudayaan Kedutaan Besar Republik Indonesia di Washington DC untuk menyelesaikan proses pengisian DP-3 ini.

Kembali ke Indonesia
Bagi anda yang akan kembali ke Indonesia dalam jangka waktu relatif singkat dan bersifat sementara, silakan lihat bagian kepulangan sementara dari Bidang Pendidikan dan Kebudayaan KBRI Washington DC untuk menyiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan.
Bagi anda yang sudah menyelesaikan tugas belajar dan bersiap-siap kembali ke Indonesia untuk seterusnya, silakan lihat bagian depan dari Bidang Pendidikan dan Kebudayaan pada website KBRI Washington DC untuk berbagai formulir yang mungkin anda butuhkan.

Sumber: Website KJRI Chicago dan KBRI Washington DC